Administrateur/trice de bureau

le lundi 29 octobre 2018 dans Emplois & Stages

RÉSULTATS Canada recrute un administrateur-trice de bureau pour travailler à notre bureau d’Ottawa. Nous sommes un mouvement mondial de citoyens passionnés, engagés à faire entendre leurs voix pour un monde sans pauvreté extrême. Nous plaidons en faveur de ressources et de politiques plus performantes qui donne aux personnes qui vivent dans la pauvreté la santé, l’éducation et les occasions nécessaires pour se réaliser. Joignez-vous à notre équipe dévouée composée d’employés et de bénévoles et contribuez au changement.

Sous la responsabilité de la directrice générale, l’administrateur-trice de bureau effectue des tâches d’administration générale de bureau et d’administration financière.

Responsabilités :

Administration générale de bureau

  • Coordonner et fournir des services administratifs généraux, y compris, mais pas seulement : les tâches liées à la réception, la correspondance et la gestion de dossiers, la commande de fourniture, l’achat de matériel, assurer la liaison avec le propriétaire des locaux, assurer la coordination avec les TI.
  • L’administration des ressources humaines, c’est-à-dire les salaires et les avantages sociaux, l’administration des politiques du personnel et les descriptions de tâches, maintenir à jour le solde de congé des employés, etc.
  • Appuyer les employés de RÉSULTATS lors de projets spéciaux en s’impliquant dans la coordination d’évènement, dans la logistique de rencontres ou de déplacements, etc.

Administration financière

  • En collaboration avec la directrice générale, contribuer au développement et au suivi budgétaire et, au besoin, préparer les états financiers pour la directrice générale.
  • Appuyer la gestion des données, leur mise à jour, établir des rapports et administrer les finances de RÉSULTATS Canada (à l’aide de QuickBooks).
  • Payer les fournisseurs, émettre des factures, préparer les réconciliations mensuelles des comptes bancaires, compléter les dépôts bancaires.
  • Appuyer les exigences relatives au soutien financier pour le rapport des subventions.
  • Administrer les réclamations de dépenses du personnel, incluant les indemnités journalières de subsistance, les avances et les remboursements.
  • Appuyer le processus de vérification annuelle.

Soutien administratif de la directrice générale

  • Au besoin, fournir un soutien à la directrice générale en matière de gestion de rapports des dépenses, d’appui logistique, etc.
  • Coordonner la logistique des réunions du conseil d’administration et de l’assemblée générale annuelle.
  • Au besoin, fournir un soutien à l’administration et aux activités d’une entité caritative.

Soutien administratif des équipes de collecte de fonds et de gestion des ressources.

  • Traitement mensuel des dons à l’aide de Donor Perfect.
  • Au besoin, soutien logistique lors d’activités de collecte de fonds.
  • Au besoin, apporter un soutien sur le plan des communications auprès des donateurs; lettres de remerciements et reçus fiscaux, coordination des envois postaux, etc.
  • Au besoin, surveiller et suivre les délais de soumission des rapports de subventions.

Compétences :

  • Expérience acquise dans une fonction d’administrateur-trice de bureau/chef de bureau (3 ans minimum).
  • Expérience acquise dans l’utilisation de logiciels de comptabilité (une connaissance de QuickBooks constitue un atout).
  • Expérience acquise dans l’administration financière (états de budget, facturation, paiement, etc.).
  • Une connaissance de Microsoft Office avec une maîtrise d’Excel.
  • Fiable avec d’excellentes habiletés pour les relations interpersonnelles et pour les communications.
  • La capacité de travailler sous pression et la capacité d’adaptation à l’évolution des priorités.
  • Souci du détail et haut niveau de précision.
  • Bilingue en français et en anglais est un grand atout.

Votre mise en candidature doit contenir votre curriculum vitae ainsi qu’une lettre de présentation. Il s’agit d’un poste à temps plein (avec la possibilité de répartir les heures de travail sur 4 jours semaine). Le salaire est concurrentiel et offre de généreux avantages sociaux et régime de vacances.

Veuillez faire parvenir votre mise en candidature par courriel d’ici le 9 novembre 2018 à l’adresse suivante : [email protected]. Assurez-vous d’indiquer le titre du poste (administrateur-trice de bureau) dans l’objet du courriel. Seuls les candidats-es présélectionnés sont contactés.

RÉSULTATS Canada est une organisation qui s’engage à respecter la diversité et les principes d’équité à travers le monde ainsi que dans notre lieu de travail. Nous accueillons les mises en candidatures provenant des : femmes, personnes autochtones, personnes handicapées, minorités ethniques, personnes à orientation sexuelle ou identité de genre minoritaires, minorités visibles ainsi que les autres personnes qui peuvent contribuer à la diversification et qui partagent nos valeurs. Si vous êtes invité à poursuivre les étapes du processus de sélection, veuillez nous aviser de tout besoin nécessitant des mesures d’adaptations particulières.

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